om OSC

OM odense squash club

§ 1 Klubbens navn er Odense Squash Club (OSC). Klubbens hjemsted er Odense.

§ 2 OSC er gennem Dansk Squash Forbund (DSqF) tilsluttet alle nationale og internationale organisationer, der har relevans til fremme og dyrkning af squashsporten.

§ 3 Klubbens formål er fremme og dyrkelse af squashsporten, dels som motion for de, der måtte ønske det, og dels ved deltagelse i turneringer og arrangementer, der arrangeres af DSqF eller andre klubber, der er tilsluttet samme organisation.

§ 4 Som medlem kan optages enhver, der vil rette sig efter klubbens vedtægter og betale de fastsatte gebyrer og kontingenter rettidigt.

§ 5 Udmeldelse kan ske skriftligt pr. brev eller mail til bestyrelsen. Hvis medlemmet er i restance, skal denne restance betales ved udmeldelse. Udmeldelse eller eksklusion pga. restance fra andre klubber tilsluttet DSqF medfører karantæne fra klubben, og den pågældende kan ikke optages som medlem igen, før dette forhold er bragt ud af verden.

§ 6 Der betales ved indmeldelse et indskud, hvis størrelse fastsættes på den årlige generalforsamling.

§ 7 Medlemmer modtager ved betaling af kontingent en kvittering, der ind til medlemskort er klar, giver adgang til klubbens faciliteter. Medlemskortet giver samtidig stemmeret på klubbens generalforsamling.

§ 8 Hvis klubben ønsker at disponere over baner til turneringer og/eller kampe, skal dette meddeles ved opslag mindst 8 dage i forvejen.

§ 9 Klubbens øverste myndighed er den årlige generalforsamling, der afholdes én gang årligt inden den 1. april. Klubbens regnskabsår er 1. januar – 31. december.

§ 10 Indkaldelse til generalforsamling skal ske pr. brev eller ved annoncering mindst 2 uger før generalforsamlingens afholdelse. Klubbens regnskab skal præsenteres skriftligt, enten sammen med indbydelse til generalforsamling eller på selve generalforsamlingen.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen skriftligt i hænde senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse. Beslutninger på generalforsamlingen afgøres ved simpelt flertal – undtagen i forhold vedrørende klubbens opløsning eller sammenslutning med/tilslutning til andre organisationer, hvor der skal være et flertal på 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer.

§ 11 Dagsordenen på den ordinære generalforsamling bør indeholde følgende punkter:

• Valg af dirigent
• Formandens beretning, der samtidig skal fremsendes til DsqF og Odense Kommune
  
• Kassererens beretning, herunder godkendelse af det forelagte regnskab
  
• Fastsættelse af kontingent og andre gebyrer
  
• Indkomne forslag
  
• Valg af bestyrelse
  
• Valg af revisor og suppleanter
• Eventuelt
  • Kåring af Årets Seniorspiller
  • Kåring af Årets Idrætsleder
  • Kåring af Årets Ungdomsspiller

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og kasserer og skal i øvrigt bestå af 5 til 9 medlemmer alt afhængig af klubbens størrelse og behov.
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til fremme af klubbens formål.
Der udarbejdes referat af generalforsamlingen. Dette referat arkiveres og sendes til DsqF og Odense Kommune. Bestyrelsen er valgt for 2 år ad gangen.

§ 12 Der kan afholdes ekstraordinær generalforsamling, hvis et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller hvis halvdelen af klubbens medlemmer fremsætter skriftligt ønske herom.

§ 13 Klubben tegnes af formanden og kassereren i forening. Disse to kan meddele prokura til andremedlemmer af bestyrelsen.

§ 14 Til kritisk og talmæssig revision af klubbens regnskaber vælger generalforsamlingen en ekstern revisor, samt én intern og en suppleant. Valget sker for 1 år ad gangen. Hverken revisor eller suppleant kan være medlem af bestyrelsen.

§ 15 Medlemmerne er ikke personligt ansvarlige over for klubbens forpligtigelser, kun den til enhver tid værende klubformue hæfter for disse. Klubben er ikke ansvarlig for eventuelt skade medlemmerne måtte pådrage sig under udførelse af spillet eller under ophold på klubbens område.

§ 16 Klubbens opløsning kan finde sted, når en i den anledning indkaldte generalforsamling vedtager dette med 3/4 af de afgivne stemmer. I tilfælde af opløsning skal klubbens midler tilfalde idræt i Odense.

§ 17 Klubbens stiftelsesdato er 31. januar 1978, stiftelsesadresse er: Lindvedvej 52, 5260 Odense S.

Odense Squash Club’s dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger

• Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

Oplysninger om ledere og trænere

• Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
  
• Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  
• Behandling efter lovkrav
  
• Behandling med samtykke

Formålene:
Formål med behandling af medlemsoplysninger

• https://www.osc.dk/om/ 3/6
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser, du har bestilt
• Administration af din relation til os, herunder fremsendelse af nyhedsbreve med information om klubben og aktiviteter i klubben (fx årligt eller kvartalsvist)

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og trænere til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år. Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Lønnede ledere og trænere
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
• Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
  
• Retten til berigtigelse
  
• Retten til sletning
  
• Retten til begrænsning af behandling
  
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  
• Retten til indsigelse
  

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.